mai
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Plug-in Excel – 1/3 : Omniture Report Builder (ORB)

1- Pourquoi utiliser le « Omniture Report Builder » ?

Comme d’habitude, la première question à se poser est de comprendre quel est l’objectif d’utiliser un plug-in Excel d’un outil d’analyse web.
Après tout, dans Omniture il existe beaucoup de rapports exportables et une interface riche pour créer des tableaux de bord complets, il ne paraît donc pas forcément évident d’avoir à utiliser un plug in directement dans Excel.

a- Faciliter la mise en forme récurrente.
Tout d’abord il faut savoir que la réalité du reporting n’est pas toujours aussi sexy que l’on pourrait l’imaginer au premier abord. Même si la nouvelle interface de création de tableaux de bord Omniture va beaucoup plus loin que de nombreux autres outils, le résultat final en terme de design reste tout à fait figé.
Il peut donc arriver que nous voulions, en agence, présenter au client toutes les semaines, mois, ou trimestres, un tableau de bord un peu plus graphique. Que ce soit un rapport Excel ou un « copier/coller » dans une présentation Powerpoint.
Le nouveau plug-in Omniture (ORB) permet tout à fait ce genre de présentations plus évoluées graphiquement.

b- Consolider les données dans une seule page ou un seul tableau.
Il peut arriver aussi que l’on ait besoin de refaire le même tableau de chiffres consolidé de manière récurrente avec une série de KPIs qui se trouvent éparpillés dans plusieurs rapports différents de Site Catalyst.
ORB est alors la bonne solution pour tout regrouper.

c- Envoi automatique de tableaux de bord customisés.
Alors cette partie mérite une attention toute particulière. Le nouveau plug-in Excel d’Omniture, est doté de fonctionnalités d’automatisations tout à fait géniales pour un consultant analytics établissant une stratégie de reporting. En effet, il est possible non seulement de faire un classeur Excel avec importations de données, formules, mises en formes et mise en formes conditionnelles, mais en plus il est possible de programmer la mise à jour automatique de ces tableaux de bord avec envoi… Le luxe !

2- Installation du plug-in « Omniture Report Builder » (ORB)

Le « Report Builder » ne fait pas partie du l’offre de base d’Omniture, il faut semble-t-il payer une licence d’utilsation… Une fois l’accès autorisé le téléchargement du plug-in se fait dans le menu Site Catalyst comme pour les autres outils.

ORB Download

Une fois téléchargé, il suffit d’installer le ficher exécutable. Et ensuite lancer Excel pour voir le résultat. De nouveaux boutons apparaissent dans le menu « compléments » (Add-ins) :

ORB Menu

Nous retrouvons =

ORB Create Créer une requête, pour importer un ou plusieurs bloc de données.

ORB Edit Modifier une requête, pour ouvrir la boite contenant toutes les requêtes et les modifier ou supprimer.

ORB Refresh Lancer les requêtes, pour rafraîchir la page suite à un changement de date par exemple.

ORB Export Exporter le rapport, pour créer une version Excel simple sans requête.

ORB Format Formatage conditionnel

ORB Schedule Planifier le rapport pour paramétrer l’envoi automatique.

ORB Library Librairie de classeurs, pour enregistrer et partager le classeur.

ORB LoginIdentification

ORB Login Aide

3- Utilisation de « Omniture Report Builder »

Ami francophone, si tu utilises un système de date différent de celui des Etats Unis, je suis désolé de te prévenir qu’il va falloir dès maintenant changer. En effet ORB ne supporte pas notre système de date du type jj/mm/aa. Oui je sais c’est pénible, parce que tout l’ordinateur est configuré de la sorte et c’est assez destabilisant de passer sur un format mm/jj/aa… Et pourtant il le faut, donc direction le panneau de configuration pour changer au format US (en attendant qu’Omniture règle le bug…).

ORB change date

Maintenant tout est prêt, nous pouvons nous lancer dans l’élaboration du fameux tableau de bord.

ORB est complexe et permet des stratégies d’élaboration très différentes, réfléchissons bien en amont à ce que l’on veut construire. Pour y penser d’une manière plus sereine il faut avoir à l’esprit les trois grandes possibilités de ORB (à mes yeux bien sûr) :

I= La possibilité de copier/coller les requêtes de manière relative
II= Les envois automatiques des tableaux de bord.
III= L’importation sur mesure sans modifications de la mise en forme

Ces trois fonctions sont vraiment d’un confort sans précédent pour le consultant.

Voyons maintenant comment adapter ces trois fonctions au quotidien du consultant.

I = Gestion relative des dates et des report suites.
Lorsque l’on a 25 report suites à gérer parce que l’on a 25 pays, et que l’on veut gérer 3 périodes de temps différentes, on veut pouvoir copier une requête et la copier plusieurs fois en intégrant de manière dynamique la date et la Report Suite ID (RSID). Ceci est un jeu d’enfant avec ORB. Il suffit de définir ces informations dans des cases Excel par exemple selon le modèle suivant :
ORB Configuration RSID date

Maintenant créons une requête dans ORB. Vu le nombre de possibilités il est impossible dans ce billet de tout détailler, cependant si vous désirez plus d’explications sur le sujet, ou si vous aimeriez un post plus détaillé sur les requêtes n’hésitez pas à nous contacter grâce au formulaire.
Commençons par une évolution de l’audience sur 5 jours sur 3 reports suites :
- On met la RSID en cellule B1 et les dates de début fin en cellule B2 et B3
- On crée une requête et dans le champ « Report Suite » on choisit la cellule B1
- On choisit une granularité à la journée (granularity = day, même si ça parait évident)
- Pour la date on clique sur l’onglet « Calendar Based Request », on coche le bouton radio « Select from cell » qui permet de rendre dynamique en fonction des cellules le choix de la date, et on renseigne nos propres cellules, à savoir respectivement B2 et B3, comme illustré ci-dessous :

Ensuite une boite de dialogue assez énigmatique surgit comme sur la représentation ci-dessous :

Alors surtout pas de panique…. Il y a deux possibilités, soit on place une requête spécifique dans un endroit spécifique grâce au bouton « add » très puissant mais pas très intuitif la première fois, soit… on suit le magicien ! (bah c’est Google qui m’a dit que Wizard c’était magicien en français…). Donc en cliquant sur « Wizard », on arrive sur une fenêtre qui permet de choisir l’indicateur que l’on veut suivre (visite dans notre cas) et les options d’en-têtes. On choisis la case qui va prendre la place du haut à gauche du tableau et l’option horizontale et voici à quoi ressemble le résultat final :

Après validation, le résultat est le suivant :

Un petit clic sur « Finish » après ça, les plages de données s’affichent. Une fois les données en place, il faut cliquer avec le bouton droit pour faire apparaitre le menu contextuel. Celui-ci permet de copier la requête (Copy request), et si on place le curseur en case E5 avec un clic droit on peut coller en relatif (Paste Request>Use relative imput cell). Les requêtes se collent alors mais ne sont pas à jour. Un clic droit sur la plage de la requête permet de faire apparaitre le menu avec lequel on peut faire une mise à jour de la requête :

Et là du coup c’est génial, il suffit de copier coller en relatif, et on peut changer les dates ou les RSID à volonté pour obtenir le même rapport dupliqué sur la même feuille sans avoir à reconstruire à chaque fois les requêtes… C’est vraiment une fonction extrêmement puissante !

II- La programmation des mises à jour.
Cette fonction est complètement différente dans la construction mais tout aussi puissante. Nous n’allons plus dynamiser les dates à la main, mais au contraire profiter de l’extrême flexibilité du plug-in pour paramétrer nos envois. Dans cette optique il n’est pas nécessaire de renseigner la date dans une cellule Excel mais au contraire nous pouvons profiter des fonctions vraiment complètes de ORB.
Ces fonctions se trouvent dans l’onglet « Recurring Report »

Comme vous pouvez le voir sur la capture d’écran, il existe trois possibilités.

  • Choisir une période précise dans les menus déroulant sous la forme : – last/current – # – day/week/month/quarter/year. Bon c’est déjà très bien, mais si on veut une période avec une autre granularité, ces possibilités ne sont pas suffisantes…
  • Choisir sa période de manière plus précise, grâce à l’option « Customize Expression »… Et là ça devient énorme ! En effet dans le champs on écrit de la manière suivante : cd-9d pour dire « Aujourd’hui – 9 jours » (Current Day – 9 Days). On peut donc créer des périodes vraiment personnalisées, comme les 46 derniers jours par exemple. Bref je vous laisse explorer.
  • Choisir « Use Report Date Range » pour choisir le jour même.

Pour faire un exemple simple, prenons le rapport de trafic sur la période des 3 derniers jours, que nous allons envoyer tous les matins. Si l’on suit la logique que je viens d’expliquer, il suffit de personnaliser le choix avec un sobre : *cd-3d to cd-1d* et la granularité « day » (les plus malins d’entre vous aurons compris qu’il était plus simple de choisir « last 3 days » dans le menu déroulant… Mais là c’est juste pour l’exemple). Et NEXT. Faisons confiance au magicien, et mettons en place les paramètres suivants : *header= start date*, *Traffic metric=Daily Unique Visitors*, *Upper Left Cell=A1*, *Display field header=coché (pour avoir le nom de la metric…)*, *Orientation=Horizontal (parce que je trouve que ça fait plus propre :))*

Le résultat de cette requête après l’ajout d’un petit graph personnalisé donne le résultat suivant :

Bon, c’est maintenant que ça devient vraiment intéressant… Cliquons sur la planification.

Encore une fois, la boite de dialogue n’est pas très explicite pour l’utilisateur débutant, mais heureusement le bouton « New… » nous invite à créer une nouvelle planification.

Cette copie d’écran représente la fenêtre de l’envoi basique qui peut suffire dans certain cas, mais la vraie valeur ajoutée de ORB réside dans les fonctions avancées disponibles en cliquant sur le bouton « Advanced devlivery options… ».

Le premier onglet « Scheduling » permet de choisir la fréquence et le moment de l’envoi. Et là, de très nombreuses options sont disponibles… Citons : la possibilité de choisir son fuseau horaire (CET pour Paris, GMT, ou même Russian Standart Time, pourquoi pas…), une granularité vraiment précise (toutes les heures, 2 heures, 3 heures, etc), si on choisit tous les jours on peut limiter aux jours de la semaine, pour les semaines, mois et années le jour précis… Bref, un vrai régal. Bien sûr on peut choisir la date de début des envois et de fin.

Le deuxième onglet détaille les options de fichiers. Cette partie est elle aussi extrêmement complète avec Excel 2007 2003, CSV, HTML, TXT, PDF, XML ou ZIP. Testez par contre bien les versions d’envoi car selon l’option choisie le résultat final n’est pas toujours fidèle à l’original (je pense notamment à la version pdf contenant des images).
Il est aussi possible de choisir l’envoi par email (et choisir une liste d’envoi) ou par FTP.
Dans le cas de notre exemple j’ai donc choisi de recevoir le document que nous avons créé précédemment tous les jours de la semaine à 7 heures jusqu’au mardi suivant dans ma boite mail au format Excel 2007.
Et là ce qui est génial c’est que je n’ai plus rien à faire…. Je ferme le fichier, je ferme l’ordinateur, je vais à la piscine et Omniture s’occupe de tout. Plus besoin de mettre à jour le fichier, il arrive tous les matins dans ma boite de réception. Du luxe !

II- Importer ses données sur mesure, sans perdre sa mise en forme

Le troisième grand atout du Report Builder est de permettre de choisir précisément le format de sortie des importations de données. Ceux qui ont utilisé intensément l’ancien plug-in Excel Omniture comprendrons… Les fameux « data blocks » de ce vieux plug-in avaient une forme définie et peu pratique, tout ceci est fini avec ORB. Maintenant on peut choisir précisément où l’on place la donnée X ou la donnée Y que l’on choisit. Et tout ceci sans perdre la mise en forme que l’on a choisi au tout début. Attention suivez le guide :

Tout d’abord créons un tableau de bord contenant les KPIs en fonction des objectifs que l’on a définit plus tôt (ceci n’est qu’un exemple sur ORB pas sur les KPIs….). Mettons en forme de façon simple ce petit tableau.

Commençons par la première partie de la requête, nous pouvons grouper les visites, les commandes (orders), le chiffre d’affaire (revenue), et les mois sur la même requête. Voici comment faire :
Tout d’abord commençons par choisir la bonne « report suite » avec le rapport « traffic » puis « last 2 months » dans le menu déroulant et une granularité au mois (pour avoir le détail par mois). La fenêtre doit ressembler à ceci :

Ensuite on continue et cette fois au lieu de faire confiance au « wizard » on va créer nos requêtes nous même, grâce au bouton « Add ».

La boîte de dialogue qui apparait alors nous permet de créer une requête personnalisée. Il suffit de choisir la bonne mesure (dans notre cas, les visites pour la première requête) et puisque l’on a deux résultats pour la requêtes (2 mois avec granularité au mois = 2 résultats = 1er mois puis 2ème mois), on choisit les deux cellules dans lesquelles on veut voir apparaitre le résultat. C’est là que c’est fort. On peut vraiment choisir n’importe quelle cellule, même si ces deux cellules ne se touchent pas… Ce qui nous arrange dans notre cas : C3 et E3. Les autres options ne sont pas utile dans cet exemple, donc on clique sur OK. Il suffit de refaire l’exercice pour chaque mesure (Orders et Revenue) et finalement créer une requête qui va afficher les dates du rapport. Pour les dates il suffit de choisir « start date » à la place de la mesure et une boite de dialogue s’affiche pour choisir le format final de la date (par exemple mmmm-yy dans mon cas).

Au final voici à quoi ressemble la requête :

La première partie est construite, on peut terminer la requête :

Maintenant pour la deuxième partie choisissons les mêmes options mais pour le rapport « site content > Custom Link ». La fenêtre qui apparaît est un peu différente et je ne vais pas tout détailler mais il faut savoir que vu que l’on est sur un rapport qui possède trois dimensions (temps, mesure, valeur de la variable) on doit choisir combien de « valeurs » on va choisir d’afficher. Souvent on prend arbitrairement les 10 premières entrées, mais à chacun d’adapter. Vu que nous n’allons sortir qu’une valeur de mesure nous n’allons choisir dans l’onglet « Ranking » de 1 à 1. Le total pour toutes les valeurs d’une prop d’une evar ou d’un lien n’est pas directement renseigné mais il est possible de le sortir si le nombre de valeurs du rapport ne dépasse pas 30 000 (limite de ORB) grâce à l’option « subtotal » lorsque l’on crée la requête (passage un peu plus technique que je développerai peut-être un autre jour). La fenêtre propose aussi un onglet « filtre » qui nous intéresse ici. En effet nous allons créer un filtre sur l’intitulé du lien que nous voulons sortir dans notre tableau (Mon lien perso) comme montré sur la copie d’écran :

Alors je ne m’étendrai pas sur cette partie mais je pense que c’est la partie de ORB qui mériterait quelques améliorations.
Quoiqu’il en soit cliquons sur le bouton « add » et ajoutons une requête. L’ »item » que l’on doit choisir est « instances » dans ce cas. En effet, l’item « Custom Link » n’est que l’intitulé du lien. Etant donné que l’on a fait le filtre sur l’intitulé du lien nous n’avons pas besoin de le placer, nous le connaissons déjà. « Instances » représente le nombre de fois que le lien a été cliqué. On choisit les deux cases et le tour est joué.

Validez la requête et les données se mettent à jour, le tableau prend alors la forme souhaitée, toutes les données se placent automatiquement dans les cellules que l’on a défini au départ. Chaque mois il suffira de se connecter et de faire une mise à jour des requêtes, le tableau ne changera pas de forme.

Alors voilà pour moi les trois gros avantages de ORB. Imaginez maintenant qu’il est facile de combiner ces trois points et de fabriquer un tableau de bord sur mesure avec plusieurs « report suites » pour ensuite programmer la mise à jour et envoi automatique avec le format de sortie de son choix. Il faut reconnaitre que ce plug-in Excel est un très bel outil.

Pour être tout à fait complet je vais tout de même parler des défauts ou bugs que j’ai rencontré et dont j’attends une résolution ou amélioration très vite :
- Pas de total du nombre de lignes présentes dans un rapport (ex : nombre de mots clés paid search différents)
- Pas de total des valeurs par défaut (un hack existe comme je le disais en faisant un sous total sur un requête contenant toutes les valeurs du rapport)
- Pas de mesures de chemin (temps moyen passsé, visites à une pages, pages suivantes, etc), encore une fois des hacks sont possibles… Mais pas toujours très confortables.
- Le bug du système de date français.
- Le bug sur la correlation des sources de trafic.
- L’identification peut parfois prendre 10 minutes (sisi, 10 vraies minutes)
- Parfois les dates ne sont pas mises à jour lors des envois automatiques.

N’hésitez pas à partager votre point de vu sur cet outil en nous laissant un petit commentaire. Par ailleurs vu le peu de ressources qui existent sur la mise en place de rapports automatiques, demandez nous aussi un article plus poussé si vous voulez que l’on aborde un point particulier. (ou sur l’ancien plug-in Omniture si vous l’utilisez).

N’oubliez pas de nous suivre pour découvrir dans les deux prochains articles de cette série les plug-in Excel AT Internet et Google Analytics.

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3 commentaires pour “Plug-in Excel – 1/3 : Omniture Report Builder (ORB)”

  • Ivanoff 21 mai 2010 à 11 h 11 min

    Super article François !!

  • maxoo 23 mai 2010 à 17 h 26 min

    Super intéressant!

  • Agence Web Analytics 11 mai 2011 à 9 h 48 min

    Encore Bravo François,
    En continuant sur votre blog je trouve sur cet article qui est plus que complet. Omniture reste un outil « difficile » pour de nombreux utilisateurs à qui on a souvent donné un login et mot de passe sans autre formation. Ici vous nous montrez comment s’en affranchir si on n’est pas un champion de la génération de dashboard sur Site Catalyst.
    Je pense que cela devrait en aider plus d’un.
    SL

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