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3 astuces de présentation Excel pour analystes

Author François    Category Outils web analytics, Pratique analytics     Tags

Je vais parler de certaines de mes astuces préférées sur Excel que j’utilise généralement dans mes tableaux de bord afin de gagner en clarté et efficacité.
Ce ne sont pas des choses inédites mais il est toujours intéressant de comparer nos façons de travailler. Je vous invite d’ailleurs à me proposer vos meilleures astuces !

Excel est l’outil de base du web analyste, il doit devenir par conséquent son meilleur ami. Plonger dans les chiffres, arranger des tableaux, extraire les données pertinentes, tout ceci fait partie de notre quotidien et il vaut mieux apprendre à bien se servir de certaines fonctions.

Voici ici 3 manipulations assez simple qui peuvent changer l’apparence d’un dashboard ou la productivité de l’analyste.

1- Présenter la performance avec le bullet graph

Lorsque l’on envoie un dashboard de performance à un client avec de jolis KPI, en général dans la journée on reçoit un appel téléphonique avec la fameuse question :
« Merci pour le dashboard, mais au fait mes taux de clics sur mes campagnes là… C’est bien ou pas ? »

Si on reçoit ce genre de question à chaque dashboard que l’on envoie, c’est qu’il y a visiblement un problème. Et le problème vient souvent du manque de contexte que l’on donne dans un dashboard… Hey oui ! L’analyste lui il a l’habitude de voir des taux de clics à longueur de semaine… Il sait ce qui est correct, bon ou très bon. Il sait ce qu’est un bon taux d’ouverture… Mais pas forcément le client. Donc on fini par donner des chiffres pour se benchmarker et dans le meilleur des cas nous avons aussi des objectifs chiffrés à atteindre. Lorsque l’on a tous ces éléments de contexte une bonne manière de présenter l’information est ce qu’on appelle un bullet graph. Il y a de bonnes explications sur le web pour faire soi-même son bullet graph dans Excel et de mon point de vue ça peut changer totalement une présentation.
Voici par exemple comment je pourrais présenter la comparaison de taux d’entrée que l’on souhaite suivre sur plusieurs pages d’arrivées :

Sur ce graph on peut placer, l’objectif, et l’information qualitative sur la performance. Une fois ce graph expliqué, plus de question pour savoir si ça « a marché ou pas ».

EDIT : Je viens de voir que le créateur de ce graph vient de publier un article expliquant pourquoi ce graph est bien plus approprié que les habituelles jauges : Le bullet graph (en anglais). Très bonne lecture ! Par ailleurs on comprend pourquoi ce graph est en nuances de gris, ayant moi même un daltonien dans l’équipe, ça prend vraiment tout son sens.

2- Ajouter des information sur les tendances : lignes d’écart type et moyenne mobile.

Les graphs Excel ont des fonctionnalités puissantes qu’il faut savoir utiliser. Trop souvent on voit dans des Powerpoints les graphs par défaut d’Excel sans élément de contexte ou de fonctionnalité pour aider la lecture du graph.

Voici l’exemple de l’utilisation des barres d’erreurs représentant l’écart type sur la période. L’avantage de cette représentation c’est que l’on voit tout de suite quelle sont les valeurs qui se dispersent au delà de l’écart type :

Il s’agit du même graph, mais le deuxième montre une information supplémentaire qui permet de lire plus facilement les écarts. N’oubliez pas que les barres d’erreurs sont aussi personnalisables, on peut donc comme sur le graph au dessus les élargir pour se faire se toucher et leur donner la couleur que l’on souhaite. Voici par exemple une très belle explication (en anglais) de Stéphane Hamel sur le Dashboard Excel

Autre exemple, si l’on regarde une audience par semaine sur un site qui a une certaine périodicité le pics et les creux rendent la lecture quelque peu difficile. Par exemple, un site recevant le trafic en provenance d’une newsletter toutes les 3 semaines a une courbe de tendance par semaine qui peut ressembler à ceci :

Pour comprendre l’évolution, la lecture du graph n’est pas très intuitive, mais heureusement on peut créer une moyenne mobile :

Ce qui avec un peu de travail sur l’apparence du graph nous donne un résultat plus facilement lisible :

3- Utiliser les si(estnum()) pour éviter d’avoir des erreurs.

Lorsque l’on a besoin de sortir régulièrement les mêmes rapports et qu’il faut légèrement les retoucher afin de les présenter de manière un peu plus esthétique qu’un simple export ou que l’on a besoin de modifier les noms de certaines dimensions, on fait souvent appel à une couche tampon intermédiaire qui est en fait un onglet brouillon sur Excel. Cet onglet brouillon peut être caché avant d’envoyer le dashboard au client et contient toutes les données brutes, le plus souvent en provenance directe des outils web analytics. Le problème c’est que parfois nous voulons faire une comparaison avec la semaine précédente entre des valeurs présentes dans deux tableaux
Pour aller récupérer la dimension que l’on souhaite dans l’ordre que l’on souhaite et la comparer avec la même valeur dans un autre tableau il suffit d’utiliser une « recherchev » (vlookup en anglais), la formule est très simple avec l’exemple ci dessous :

On peut imaginer créer dans un autre onglet un petit tableau récapitulation en regroupant les sources et en ajoutant une variation :

La formule que j’utilise pour la recherche des données est dans ce cas :
=VLOOKUP(A3;Exemple1!$A$3:$B$15;2;FALSE)

Et pour la variation :
=VLOOKUP(A3;Exemple1!$A$3:$B$15;2;FALSE)/
VLOOKUP(A3;Exemple1!$D$3:$E$15;2;FALSE)-1

Le problème c’est que lorsque l’on fait ce genre de formules et que les tableaux viennent directement des outils web analytics certaines lignes de dimensions peuvent être vides certains mois, et donc on se retrouve avec des erreurs. Pour éviter ces erreurs, je change légèrement ma formule pour lui ajouter un condition :
=IF(ISNUMBER(VLOOKUP(A3;Exemple1!$A$3:$B$15;2;FALSE));
VLOOKUP(A3;Exemple1!$A$3:$B$15;2;FALSE);0)

et

=IF(ISNUMBER(VLOOKUP(A3;Exemple1!$A$3:$B$15;2;FALSE)/
VLOOKUP(A3;Exemple1!$D$3:$E$15;2;FALSE));
VLOOKUP(A3;Exemple1!$A$3:$B$15;2;FALSE)/VLOOKUP(A3;Exemple1!$D$3:$E$15;2;FALSE)-1; »n/a »)

 
Ces deux conditions si(estnum()) en français dans Excel permettent d’avoir un résultat plus clair et lisible sans les gros #N/A

Voilà, petit tour rapide de quelques astuces simples mais que personnellement j’utilise très souvent. Le prochain truc un peu plus complexe les graphs dynamiques que certains de mes ex-collègues que j’ai torturé connaissent bien.

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19 commentaires pour “3 astuces de présentation Excel pour analystes”

  • djoudjou 5 juin 2012 à 10 h 12 min

    Très chouette récap’, je n’avais pas connaissance de la fonction d’écart-type dans les graphiques, c’est génial!

  • Benoit 5 juin 2012 à 12 h 23 min

    Merci pour les astuces , très pratique et très malin, cependant je serai pour éviter d’envoyer un dashboard directement au client.
    A mon avis il faut mieux envoyer un reporting (Dashbord+Analyse+ Reco) cela n’empêche pas les questions bien sûr mais la valeur ajoutée me semble plus importante qu’un dashboard.
    Qu’en penses tu ?

  • Florian Giudicelli 6 juin 2012 à 8 h 29 min

    Bonjour François,

    Un grand merci pour ces 3 astuces Excel !

    Pas mal le bullet graph. J’avoue que je n’avais jamais essayé mais tu me donnes envie, la lecture est top !

    L’astuce 2 me rappelle mes cours de stats. Je pense que ça me ferait pas de mal de les ressortir pour revoir les bases.

    Pour l’astuce 3, je fais pareil mais avec la fonction sierreur( ;).

    Sinon en plus du template de Stéphane Hamel, je rajouterai celui de Peter Oneil qui est aussi pas mal : http://www.l3analytics.com/2011/05/16/free-excel-dashboard-template/

  • François 6 juin 2012 à 9 h 09 min

    Merci pour vos commentaires.

    @djoudjou En effet il y a plein de fonctions un peu cachées que l’on ne finit par ne pas découvrir car on a souvent nos habitudes de présentation….

    @Benoit, oui je suis tout à fait d’accord, mais encore une fois la réalité en agence est parfois un peu plus complexe. De plus même avec une analyse, ça n’empèche pas le client de te demander de benchmarker ses résultats, le bullet graph me semble bien adapté.

    @Florian Merci pour cet ajout de référence. Si tu as des astuces pratiques que tu utilises aussi n’hésite pas à partager.

  • Aurélien 6 juin 2012 à 9 h 47 min

    Merci pour ces explications ultra claires et surtout pour les exemples / formules de calcul.

    Le si(estnum()) s’avère ultra pratique !

  • anne 6 juin 2012 à 10 h 46 min

    très bonne astuce mais je n’en suis pas encore là je suis un peu novice sur excel. justement je me demandais comment obtenir en plus des pourcentages de variation les belles flèches que tu présentes dans le graphique ci dessus. est ce le fruit d’une fonction automatique que je ne connais pas ou faut il les ajouter à la main ? merci de ton aide
    anne

    • JB Gabellieri 6 juin 2012 à 12 h 26 min

      Merci pour le partage de ces ressources sur le « bullet graph » !

      Anne : Accueil > Mise en forme conditionnelle. C’est très ludique, et on a vite tendance à vouloir en abuser. :-)

    • François 6 juin 2012 à 19 h 21 min

      Anne, comme JB le dit, c’est très simple dans Excel 2007 et 2010 tu as la fonction Mise en forme conditionnelle. Tu choisis le type 3 flèches par exemple, et ensuite c’est très simple tu places les valeurs que tu souhaites.

      • anne 7 juin 2012 à 14 h 35 min

        merci beaucoup je vais essayer cela !

        • anne 7 juin 2012 à 14 h 40 min

          alors désolée de vous embêter encore mais quand je fais mise en forme conditionnelle moi j’ai juste une boite de dialogue qui me propose de choisir de créer une formule .. Je ne vois pas où sélectionner le mode 3 flèches ??? oui je suis un peu novice ;)

          • JB Gabellieri 7 juin 2012 à 19 h 57 min

            Quelle version d’Excel utilises-tu ? C’est dans « Styles de mise en forme »>> »jeux d’icônes ».

            Tu peux essayer de créer une première règle « >0″. Ensuite tu verras qu’il est possible d’ajouter des mini-icones, mais aussi modifier la mise en forme et de la cellule et le formatage du texte lorsqu’elle règle est vérifiée.

          • anne 8 juin 2012 à 10 h 08 min

            bon ben sur le poste que j’occupe c’est exce 2003 donc j’imagine que je n’ai pas cette fonctionnalité ?

          • JB Gabellieri 8 juin 2012 à 19 h 02 min

            Effectivement, Office 2003 semble limité à ce niveau : http://www.explania.com/fr/chaines/logiciels/detail/effectuer-une-mise-en-forme-conditionnelle-avec-excel-2003

            Il faut demander une migration vers une version plus récente. ;-)

          • Julien Coquet 8 juin 2012 à 19 h 04 min

            Sauf Office 2007 et supérieur, point de salut!

  • Julien Coquet 6 juin 2012 à 12 h 28 min

    4- Normaliser les formats de nombre
    Utiliser des macros ou des chercher/remplacer pour convertir les symboles de décimales de points en virgules – ou vice versa

    • Romuald 6 juin 2012 à 15 h 05 min

      Merci Julien,

      François va prendre note pour les prochains articles concernant Excel. N’hésite pas si tu as d’autres idées d’astuces ;)

  • Mehdi - Web Analytics Lyon 23 août 2012 à 7 h 55 min

    Merci pour cet article très intéressant est qui permet d’entrevoir toutes les possibilités de dashboarding et de réconciliation de données.

    Les outils web analytics nous contraignent, pour l’instant, à devoir ne pas se passer d’excel.
    D’ailleurs, je ne suis pas sûr qu’il puisse être remplaçable.

    Vivement la rentrée pour le prochain post !

  • Alejandro Grinder 10 décembre 2015 à 12 h 06 min

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  • Emeline 7 mai 2016 à 23 h 29 min

    Merci beaucoup pour ces astuces !
    Il est top le bullet graph, j’ai hâte de l’utiliser :)

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