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juin
5

3 astuces de présentation Excel pour analystes

Author François    Category Outils web analytics, Pratique analytics     Tags

Je vais parler de certaines de mes astuces préférées sur Excel que j’utilise généralement dans mes tableaux de bord afin de gagner en clarté et efficacité.
Ce ne sont pas des choses inédites mais il est toujours intéressant de comparer nos façons de travailler. Je vous invite d’ailleurs à me proposer vos meilleures astuces !

Excel est l’outil de base du web analyste, il doit devenir par conséquent son meilleur ami. Plonger dans les chiffres, arranger des tableaux, extraire les données pertinentes, tout ceci fait partie de notre quotidien et il vaut mieux apprendre à bien se servir de certaines fonctions.

Voici ici 3 manipulations assez simple qui peuvent changer l’apparence d’un dashboard ou la productivité de l’analyste.

1- Présenter la performance avec le bullet graph

Lorsque l’on envoie un dashboard de performance à un client avec de jolis KPI, en général dans la journée on reçoit un appel téléphonique avec la fameuse question :
« Merci pour le dashboard, mais au fait mes taux de clics sur mes campagnes là… C’est bien ou pas ? »

Si on reçoit ce genre de question à chaque dashboard que l’on envoie, c’est qu’il y a visiblement un problème. Et le problème vient souvent du manque de contexte que l’on donne dans un dashboard… Hey oui ! L’analyste lui il a l’habitude de voir des taux de clics à longueur de semaine… Il sait ce qui est correct, bon ou très bon. Il sait ce qu’est un bon taux d’ouverture… Mais pas forcément le client. Donc on fini par donner des chiffres pour se benchmarker et dans le meilleur des cas nous avons aussi des objectifs chiffrés à atteindre. Lorsque l’on a tous ces éléments de contexte une bonne manière de présenter l’information est ce qu’on appelle un bullet graph. Il y a de bonnes explications sur le web pour faire soi-même son bullet graph dans Excel et de mon point de vue ça peut changer totalement une présentation.
Voici par exemple comment je pourrais présenter la comparaison de taux d’entrée que l’on souhaite suivre sur plusieurs pages d’arrivées :

Sur ce graph on peut placer, l’objectif, et l’information qualitative sur la performance. Une fois ce graph expliqué, plus de question pour savoir si ça « a marché ou pas ».

EDIT : Je viens de voir que le créateur de ce graph vient de publier un article expliquant pourquoi ce graph est bien plus approprié que les habituelles jauges : Le bullet graph (en anglais). Très bonne lecture ! Par ailleurs on comprend pourquoi ce graph est en nuances de gris, ayant moi même un daltonien dans l’équipe, ça prend vraiment tout son sens.

2- Ajouter des information sur les tendances : lignes d’écart type et moyenne mobile.

Les graphs Excel ont des fonctionnalités puissantes qu’il faut savoir utiliser. Trop souvent on voit dans des Powerpoints les graphs par défaut d’Excel sans élément de contexte ou de fonctionnalité pour aider la lecture du graph.

Voici l’exemple de l’utilisation des barres d’erreurs représentant l’écart type sur la période. L’avantage de cette représentation c’est que l’on voit tout de suite quelle sont les valeurs qui se dispersent au delà de l’écart type :

Il s’agit du même graph, mais le deuxième montre une information supplémentaire qui permet de lire plus facilement les écarts. N’oubliez pas que les barres d’erreurs sont aussi personnalisables, on peut donc comme sur le graph au dessus les élargir pour se faire se toucher et leur donner la couleur que l’on souhaite. Voici par exemple une très belle explication (en anglais) de Stéphane Hamel sur le Dashboard Excel

Autre exemple, si l’on regarde une audience par semaine sur un site qui a une certaine périodicité le pics et les creux rendent la lecture quelque peu difficile. Par exemple, un site recevant le trafic en provenance d’une newsletter toutes les 3 semaines a une courbe de tendance par semaine qui peut ressembler à ceci :

Pour comprendre l’évolution, la lecture du graph n’est pas très intuitive, mais heureusement on peut créer une moyenne mobile :

Ce qui avec un peu de travail sur l’apparence du graph nous donne un résultat plus facilement lisible :

3- Utiliser les si(estnum()) pour éviter d’avoir des erreurs.

Lorsque l’on a besoin de sortir régulièrement les mêmes rapports et qu’il faut légèrement les retoucher afin de les présenter de manière un peu plus esthétique qu’un simple export ou que l’on a besoin de modifier les noms de certaines dimensions, on fait souvent appel à une couche tampon intermédiaire qui est en fait un onglet brouillon sur Excel. Cet onglet brouillon peut être caché avant d’envoyer le dashboard au client et contient toutes les données brutes, le plus souvent en provenance directe des outils web analytics. Le problème c’est que parfois nous voulons faire une comparaison avec la semaine précédente entre des valeurs présentes dans deux tableaux
Pour aller récupérer la dimension que l’on souhaite dans l’ordre que l’on souhaite et la comparer avec la même valeur dans un autre tableau il suffit d’utiliser une « recherchev » (vlookup en anglais), la formule est très simple avec l’exemple ci dessous :

On peut imaginer créer dans un autre onglet un petit tableau récapitulation en regroupant les sources et en ajoutant une variation :

La formule que j’utilise pour la recherche des données est dans ce cas :
=VLOOKUP(A3;Exemple1!$A$3:$B$15;2;FALSE)

Et pour la variation :
=VLOOKUP(A3;Exemple1!$A$3:$B$15;2;FALSE)/
VLOOKUP(A3;Exemple1!$D$3:$E$15;2;FALSE)-1

Le problème c’est que lorsque l’on fait ce genre de formules et que les tableaux viennent directement des outils web analytics certaines lignes de dimensions peuvent être vides certains mois, et donc on se retrouve avec des erreurs. Pour éviter ces erreurs, je change légèrement ma formule pour lui ajouter un condition :
=IF(ISNUMBER(VLOOKUP(A3;Exemple1!$A$3:$B$15;2;FALSE));
VLOOKUP(A3;Exemple1!$A$3:$B$15;2;FALSE);0)

et

=IF(ISNUMBER(VLOOKUP(A3;Exemple1!$A$3:$B$15;2;FALSE)/
VLOOKUP(A3;Exemple1!$D$3:$E$15;2;FALSE));
VLOOKUP(A3;Exemple1!$A$3:$B$15;2;FALSE)/VLOOKUP(A3;Exemple1!$D$3:$E$15;2;FALSE)-1; »n/a »)

 
Ces deux conditions si(estnum()) en français dans Excel permettent d’avoir un résultat plus clair et lisible sans les gros #N/A

Voilà, petit tour rapide de quelques astuces simples mais que personnellement j’utilise très souvent. Le prochain truc un peu plus complexe les graphs dynamiques que certains de mes ex-collègues que j’ai torturé connaissent bien.

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mai
25

Une journée avec AT Internet

bloc-notes et stylo AT Internet

Même pendant mes vacances, je suis de très près le web analytics français et c’est avec plaisir que je me suis rendu jeudi dernier, le 20 mai, au second AT Internet Online Intelligence Forum.

Je vais donc tout simplement vous raconter ma journée.

Passons le réveil difficile aux alentours de 7h30 et les différentes phases de toilettes, habillage, thé, métro, etc.

Commençons donc à 9h, heure de mon arrivée au Centre d’affaires du Trocadéro où se déroulait le fameux forum. Le cadre est beau et studieux, l’accueil charmant et la vue sur une petite fontaine au centre d’une ravissante cour intérieure très agréable.

Je dis bonjour, prends mon badge et découvre le programme de la journée un croissant à la main et un jus de pamplemousse sur une petite table.

La centaine de personnes présentes a été divisée en plusieurs groupes afin de faciliter les échanges durant les ateliers, c’est à mon avis une très bonne chose. Faisant partie du groupe 4, mon programme est le suivant :

10h – 10h50 : Reporting – Add-in – Custom reports
11h – 11h50 : Richmedia
12h – 12h50 : ChannelOptimizer

Déjeuner

14h30 – 15h10 : KPI
15h20 – 16h10 : BuzzWatcher
16h20 – 17h30 : Observer

Chacun des ateliers a lieu dans une salle portant le nom d’une ville : Sydney, Hong Kong, Moscou, New York et Hambourg. Une exception, sinon ce ne serait pas très drôle, une des salles s’appelle Gropius… bon il y a certainement des villes portant ce nom dans le monde mais personnellement, ça m’évoque plutôt un certain Walter et le Bauhaus.

Perdu dans mes pensées après avoir lancé un tweet signifiant ma présence à l’événement, une personne s’approche de moi en me tendant la main et me dit « Bonjour Romuald, je suis @Caro_ds sur Twitter, je viens de voir votre tweet ». C’est fou non, un de mes contacts Twitter est là ! Nous discutons joyeusement jusqu’à ce que la petite foule se dirige vers un amphithéâtre. La réunion d’accueil commence, il est 9h40.

9h40 – Réunion d’accueil

Lors de cette réunion, Mathieu Llorens, directeur général de l’entreprise, nous apprend qu’AT Internet va bien : un développement constant et 30 collaborateurs supplémentaires depuis début 2010.

Sébastien Carriot, directeur des technologies, expose les projets en cours et à venir. Beaucoup de jolies choses au programme dont l’évocation d’un tag à la gestion interfacée (nous reviendrons sur ce genre de tags dans d’autres articles).

1er atelier : Reporting – Add-in – Custom reports

A l’arrivée dans la salle, un très beau bloc-notes, un stylo, un gobelet et une bouteille d’eau attendent chacun des membres du groupe. Le format de l’atelier est clairement basé sur l’échange. Le consultant / intervenant d’AT Internet expose quelques slides pendant 15-20 minutes et laisse les participants échanger.

L’exposé ne m’apprend pas grand chose, mais n’étant pas totalement néophyte de la solution, je ne suis bien sûr pas très objectif.

La présentation est un bref rappel des pré-requis à la configuration de rapports personnalisés :

  • A qui rapporte-t-on ? Qui sont nos interlocuteurs ?
  • Que doit-on rapporter ? Quels sont les KPIs ?
  • Quelle période doit couvrir le rapport ? A quelle fréquence ?
  • Quel format doit avoir le rapport ?

Après ces étapes, l’intervenant rappelle qu’actuellement, les trois manières d’extraire de l’information formatée avec Analyzer sont :

  • Les tableaux de bord (les fameuses boîtes) exportables
  • Les rapports / exports personnalisés dont la demande peut se fait auprès des consultants AT Internet
  • L’add-in excel

Les échanges suivant ce rappel sont très intéressants. Il se concentrent sur le fossé qu’il existe actuellement entre des profils uniquement utilisateurs et des profils techniques.

En effet, les simples utilisateurs de la solution trouvent les rapports exportables via l’interface limités en termes de personnalisation. Ils utilisent très peu l’add-in excel et n’osent pas toujours s’adresser directement à AT Internet.

Les profils plus techniques sont plutôt satisfaits de l’add-in même s’ils le qualifient de « belle avancée » pour le moment. Cependant, comme la plupart des outils édités par AT Internet, il est en constante amélioration et on peut penser qu’il évoluera rapidement (je rappelle que l’add-in est vieux d’un peu moins d’un an).

Les deux parties évoquent un outil de reporting personnalisé intermédiaire entre les tableaux de bord et l’add-in excel qui peut paraître compliqué à utiliser pour certains. Google analytics et Omniture par exemple proposent déjà ce genre d’outils : des rapports personnalisés configurables en ligne directement via l’interface.

Quelques questions concernent également la possiblité d’avoir accès aux data via le mobile. Une version mobile d’AT Internet existe déjà : Xiti mobile. Néanmoins, nous apprenons qu’une application Iphone est prévue et en développement.

2ème atelier : Richmedia

Au sein de notre agence, nous utilisons l’outil Richmedia de façon très limitée : pas toujours la dernière version du tag et uniquement sur des players « maison » pour des besoins simples.

J’ai donc appris beaucoup sur les possibilités de tracking des vidéos et autres applications Richmedia durant cet atelier :

  • La possibilité de récupérer des données sur l’utilisation d’applications rich en mode offline est en cours de développement.
  • Les données quantitatives connexes aux vidéos tagguées via l’outil Richmedia sont récupérables : nombre de commentaires, nombre de votes, etc.
  • Il est possible d’intégrer le tag Richmedia à des players connus tels que celui de Youtube ou Dailymotion par exemple.
  • AT Internet va proposer un player pré-marqué. Une solution clé en main qui pourrait s’avérer extrêmement utile.

3ème atelier : ChannelOptimizer

Ne connaissant pas cet outil vieux de seulement quelques semaines, je découvre ChannelOptimizer pendant les 50 minutes de l’atelier.

En quelques mots, cet outil répertorie l’ensemble des combinaisons de canaux qui ont mené à une conversion.

Actuellement, il est possible de connaître toutes les combinaisons des 5 derniers leviers ayant entraîné une conversion sur une période pouvant aller jusqu’à 90 jours avant l’analyse. Ces chiffres seront augmentés au cours de l’évolution de l’outil et / ou pour des demandes particulières.

Ces combinaisons de canaux peuvent être associées aux identifiants de campagne.

Pourquoi utiliser le ChannelOptimizer ?

  • Faciliter l’attribution des ventes et éviter les querelles entre affiliés par exemple
  • Connaître les séquences de canaux qui présentent les meilleures performances
  • Tester des synergies entre les canaux et arbitrer les attributions de budget en conséquence

Même s’il existe aujourd’hui des limites à l’outil comme l’impossibilité d’attribuer un poids à un canal en particulier par exemple, il semble prometteur. D’autant plus qu’AT Internet prévoie de l’améliorer en intégrant l’exposition et le concept de post-view. Cela permettra de répondre à énormément de questions et à évaluer clairement l’apport du display qui est de moins en moins cliqué.

A noter qu’aucune intervention technique n’est requise à l’installation de ChannelOptimizer, il prend en compte les données récupérées via le marquage de base du site analysé.

La pause déjeuner

Après trois ateliers très enrichissants, Les buffets de petits fours froids, chauds, salés ou sucrés font beaucoup de bien. Je me sers et au bout de quelques minutes, un collaborateur AT Internet vient discuter avec moi. Même si j’aperçois le terme « commercial » sur son badge, la discussion est ouverte et totalement libre. J’aime beaucoup la manière qu’ont les consultants et autres employés d’AT Internet de nous écouter et de prendre en compte l’ensemble de nos remarques et propositions. Nous avons donc échangé sur un sujet qui me tient à coeur : un outil de survey (ou questionnaire en ligne) intégré à Analyzer.

Pendant cette pause d’1h30 environ, j’ai également eu le plaisir de dialoguer avec Mathieu Llorens et Benoît Arson (@conseil_wa)

4ème atelier : KPI

Un atelier de fond et non une présentation d’outil. L’exposé est un peu plus long que les précédent, on nous rappelle l’importance de l’utilisation des KPI à tous les niveaux d’une entreprise qui, appliqués aux objectifs business sont indispensable à la mesure de la performance et à l’optimisation de la stratégie.

Les KPI peuvent également être appliqués à chaque pôle de l’entreprise afin de travailler sur des micro réglages bien plus efficaces que les révolutions.

Aujourd’hui, en agence, nous nous concentrons surtout sur les KPI d’un site ou d’une opération digitale. Difficile pour nous de lier des indicateurs web analytics purs à la business intelligence tout simplement parce que nous sommes relativement mal intégrés à des projets qui ont des délais bien trop courts pour réfléchir sérieusement.

La phrase à retenir dans cet atelier : « Sans objectif, pas de KPI ».

5ème atelier : BuzzWatcher

AT Internet a bien compris l’importance grandissante de l’écoute des conversations à propos d’une marque ou d’un phénomène sur la toile.

La présentation fait le point sur les différences entre les réseaux sociaux et les média sociaux. Les réseaux sociaux sont des plateformes permettant de gérer un profil et de dialoguer, échanger, etc. Facebook et Twitter en font partie par exemple. Les media sociaux sont tous les vecteurs d’information auxquels on peut réagir par des commentaires par exemple tels que les blogs et autres webzines.

BuzzWatcher est un outil de buzz monitoring qui paraît très simple d’utilisation. Il suffit de lui soumettre une liste d’expression clés en lien avec votre marque, vos produits et / ou vos concurrents. Après cela, des « agents » parcourent le net de deux manières :

  • Ils récupèrent les informations via les flux RSS de tous les sites qui en possèdent : blogs, sites d’information, forums, etc.
  • Ils récupèrent de l’information grâce aux API de Twitter, Youtube, Dailymotion et Facebook.

Un fois les informations recueillies, elles peuvent être filtrées par pays et / ou par langue.

La mise en forme des résultats paraît agréable avec notamment un nuage de mots-clés dont le contenu est coloré selon sa nature (orange pour les éléments géographiques, bleu pour les marques, vert pour les personnes et noire pour le reste).

Les sources peuvent être pondérées en fonction de leur importance : prise en compte du nombre de followers sur Twitter par exemple.

Cet outil est utilisable indépendamment d’un compte Analyzer et ne nécessite aucune implémentation particulière.

6ème atelier : Observer

Malheureusement, je n’ai pas pu rester à cet atelier à cause d’un manque de temps mais j’invite ceux qui y ont participé à nous faire part de leurs impressions via les commentaires de cet article. Merci par avance.

Pour ceux qui aimeraient tout de même avoir quelques informations sur ce outil, je vous conseille d’aller faire un petit tour sur le site d’AT Internet.

Fidèle à sa réputation d’entreprise « familiale », AT Internet sait recevoir et choyer ses clients et autres partenaires. Cette journée était réussie et ce fût un plaisir pour moi d’y avoir été invité.

J’ai hâte de voir les nouveautés que nous aura concocté AT Internet pour le 3ème Online Intelligence Forum.

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mai
21

Plug-in Excel – 1/3 : Omniture Report Builder (ORB)

1- Pourquoi utiliser le « Omniture Report Builder » ?

Comme d’habitude, la première question à se poser est de comprendre quel est l’objectif d’utiliser un plug-in Excel d’un outil d’analyse web.
Après tout, dans Omniture il existe beaucoup de rapports exportables et une interface riche pour créer des tableaux de bord complets, il ne paraît donc pas forcément évident d’avoir à utiliser un plug in directement dans Excel.

a- Faciliter la mise en forme récurrente.
Tout d’abord il faut savoir que la réalité du reporting n’est pas toujours aussi sexy que l’on pourrait l’imaginer au premier abord. Même si la nouvelle interface de création de tableaux de bord Omniture va beaucoup plus loin que de nombreux autres outils, le résultat final en terme de design reste tout à fait figé.
Il peut donc arriver que nous voulions, en agence, présenter au client toutes les semaines, mois, ou trimestres, un tableau de bord un peu plus graphique. Que ce soit un rapport Excel ou un « copier/coller » dans une présentation Powerpoint.
Le nouveau plug-in Omniture (ORB) permet tout à fait ce genre de présentations plus évoluées graphiquement.

b- Consolider les données dans une seule page ou un seul tableau.
Il peut arriver aussi que l’on ait besoin de refaire le même tableau de chiffres consolidé de manière récurrente avec une série de KPIs qui se trouvent éparpillés dans plusieurs rapports différents de Site Catalyst.
ORB est alors la bonne solution pour tout regrouper.

c- Envoi automatique de tableaux de bord customisés.
Alors cette partie mérite une attention toute particulière. Le nouveau plug-in Excel d’Omniture, est doté de fonctionnalités d’automatisations tout à fait géniales pour un consultant analytics établissant une stratégie de reporting. En effet, il est possible non seulement de faire un classeur Excel avec importations de données, formules, mises en formes et mise en formes conditionnelles, mais en plus il est possible de programmer la mise à jour automatique de ces tableaux de bord avec envoi… Le luxe ! Lire l’article

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