Ensemble des articles pour le mois de juin, 2012
juin
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3 astuces de présentation Excel pour analystes

Author François    Category Outils web analytics, Pratique analytics     Tags

Je vais parler de certaines de mes astuces préférées sur Excel que j’utilise généralement dans mes tableaux de bord afin de gagner en clarté et efficacité.
Ce ne sont pas des choses inédites mais il est toujours intéressant de comparer nos façons de travailler. Je vous invite d’ailleurs à me proposer vos meilleures astuces !

Excel est l’outil de base du web analyste, il doit devenir par conséquent son meilleur ami. Plonger dans les chiffres, arranger des tableaux, extraire les données pertinentes, tout ceci fait partie de notre quotidien et il vaut mieux apprendre à bien se servir de certaines fonctions.

Voici ici 3 manipulations assez simple qui peuvent changer l’apparence d’un dashboard ou la productivité de l’analyste.

1- Présenter la performance avec le bullet graph

Lorsque l’on envoie un dashboard de performance à un client avec de jolis KPI, en général dans la journée on reçoit un appel téléphonique avec la fameuse question :
« Merci pour le dashboard, mais au fait mes taux de clics sur mes campagnes là… C’est bien ou pas ? »

Si on reçoit ce genre de question à chaque dashboard que l’on envoie, c’est qu’il y a visiblement un problème. Et le problème vient souvent du manque de contexte que l’on donne dans un dashboard… Hey oui ! L’analyste lui il a l’habitude de voir des taux de clics à longueur de semaine… Il sait ce qui est correct, bon ou très bon. Il sait ce qu’est un bon taux d’ouverture… Mais pas forcément le client. Donc on fini par donner des chiffres pour se benchmarker et dans le meilleur des cas nous avons aussi des objectifs chiffrés à atteindre. Lorsque l’on a tous ces éléments de contexte une bonne manière de présenter l’information est ce qu’on appelle un bullet graph. Il y a de bonnes explications sur le web pour faire soi-même son bullet graph dans Excel et de mon point de vue ça peut changer totalement une présentation.
Voici par exemple comment je pourrais présenter la comparaison de taux d’entrée que l’on souhaite suivre sur plusieurs pages d’arrivées :

Sur ce graph on peut placer, l’objectif, et l’information qualitative sur la performance. Une fois ce graph expliqué, plus de question pour savoir si ça « a marché ou pas ».

EDIT : Je viens de voir que le créateur de ce graph vient de publier un article expliquant pourquoi ce graph est bien plus approprié que les habituelles jauges : Le bullet graph (en anglais). Très bonne lecture ! Par ailleurs on comprend pourquoi ce graph est en nuances de gris, ayant moi même un daltonien dans l’équipe, ça prend vraiment tout son sens.

2- Ajouter des information sur les tendances : lignes d’écart type et moyenne mobile.

Les graphs Excel ont des fonctionnalités puissantes qu’il faut savoir utiliser. Trop souvent on voit dans des Powerpoints les graphs par défaut d’Excel sans élément de contexte ou de fonctionnalité pour aider la lecture du graph.

Voici l’exemple de l’utilisation des barres d’erreurs représentant l’écart type sur la période. L’avantage de cette représentation c’est que l’on voit tout de suite quelle sont les valeurs qui se dispersent au delà de l’écart type :

Il s’agit du même graph, mais le deuxième montre une information supplémentaire qui permet de lire plus facilement les écarts. N’oubliez pas que les barres d’erreurs sont aussi personnalisables, on peut donc comme sur le graph au dessus les élargir pour se faire se toucher et leur donner la couleur que l’on souhaite. Voici par exemple une très belle explication (en anglais) de Stéphane Hamel sur le Dashboard Excel

Autre exemple, si l’on regarde une audience par semaine sur un site qui a une certaine périodicité le pics et les creux rendent la lecture quelque peu difficile. Par exemple, un site recevant le trafic en provenance d’une newsletter toutes les 3 semaines a une courbe de tendance par semaine qui peut ressembler à ceci :

Pour comprendre l’évolution, la lecture du graph n’est pas très intuitive, mais heureusement on peut créer une moyenne mobile :

Ce qui avec un peu de travail sur l’apparence du graph nous donne un résultat plus facilement lisible :

3- Utiliser les si(estnum()) pour éviter d’avoir des erreurs.

Lorsque l’on a besoin de sortir régulièrement les mêmes rapports et qu’il faut légèrement les retoucher afin de les présenter de manière un peu plus esthétique qu’un simple export ou que l’on a besoin de modifier les noms de certaines dimensions, on fait souvent appel à une couche tampon intermédiaire qui est en fait un onglet brouillon sur Excel. Cet onglet brouillon peut être caché avant d’envoyer le dashboard au client et contient toutes les données brutes, le plus souvent en provenance directe des outils web analytics. Le problème c’est que parfois nous voulons faire une comparaison avec la semaine précédente entre des valeurs présentes dans deux tableaux
Pour aller récupérer la dimension que l’on souhaite dans l’ordre que l’on souhaite et la comparer avec la même valeur dans un autre tableau il suffit d’utiliser une « recherchev » (vlookup en anglais), la formule est très simple avec l’exemple ci dessous :

On peut imaginer créer dans un autre onglet un petit tableau récapitulation en regroupant les sources et en ajoutant une variation :

La formule que j’utilise pour la recherche des données est dans ce cas :
=VLOOKUP(A3;Exemple1!$A$3:$B$15;2;FALSE)

Et pour la variation :
=VLOOKUP(A3;Exemple1!$A$3:$B$15;2;FALSE)/
VLOOKUP(A3;Exemple1!$D$3:$E$15;2;FALSE)-1

Le problème c’est que lorsque l’on fait ce genre de formules et que les tableaux viennent directement des outils web analytics certaines lignes de dimensions peuvent être vides certains mois, et donc on se retrouve avec des erreurs. Pour éviter ces erreurs, je change légèrement ma formule pour lui ajouter un condition :
=IF(ISNUMBER(VLOOKUP(A3;Exemple1!$A$3:$B$15;2;FALSE));
VLOOKUP(A3;Exemple1!$A$3:$B$15;2;FALSE);0)

et

=IF(ISNUMBER(VLOOKUP(A3;Exemple1!$A$3:$B$15;2;FALSE)/
VLOOKUP(A3;Exemple1!$D$3:$E$15;2;FALSE));
VLOOKUP(A3;Exemple1!$A$3:$B$15;2;FALSE)/VLOOKUP(A3;Exemple1!$D$3:$E$15;2;FALSE)-1; »n/a »)

 
Ces deux conditions si(estnum()) en français dans Excel permettent d’avoir un résultat plus clair et lisible sans les gros #N/A

Voilà, petit tour rapide de quelques astuces simples mais que personnellement j’utilise très souvent. Le prochain truc un peu plus complexe les graphs dynamiques que certains de mes ex-collègues que j’ai torturé connaissent bien.

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